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相続の基礎知識QA

海外在住の相続人が遺産分割協議書につけるサイン証明書の注意点を教えてください。

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遺産分割協議書には、相続人が実印で押印して印鑑証明書も添付します。

実印を押して印鑑証明書もつけることで、「遺産分割協議書に押印したのは本人に間違いありません」ということを証明するわけですね。

ところが、相続人の中に海外に居住している人がいる場合、その人の「印鑑証明書」は発行してもらえません。

そもそも実印の登録は、日本国内に住民登録していないとできない手続き。

ですので、日本から海外に住所を移すと、印鑑証明書は発行されなくなってしまうというわけです。

こんなときに実印・印鑑証明書に代わって必要になるのが「サイン証明書」

ここでは、専門家でもしばしば頭を悩ますサイン証明書について詳しく説明します。


海外居住者のための「サイン証明書」について(目次)

サイン証明書とは、「このサインはこの人がしたものに間違いありません」ということを公的に証明する書類。

まさに印鑑証明書の代わりというわけですね。
正式には「署名(及び拇印)証明書」と呼ばれています。

発行してくれるのは、居住している国の日本大使館や日本領事館。

大使館なんていうと敷居が高い気もしてしまいますが、相続をはじめとして、本来は印鑑証明書が必要になる手続きをする場合は、必ず「サイン証明書」が必要になります。



サイン証明書には、2種類の形式があります。

「印鑑証明書の代わりなんだから、1種類あれば十分では?」と思うかもしれませんが、2種類のサイン証明書は形式や証明力に大きな違いがあるんです。


形式1.貼付型

署名する書類(遺産分割協議書など)を持参して、サイン証明書を貼り付ける形式です。

大使館職員の方の面前で持参した書類に署名・拇印して、その書類に「署名・拇印したのは○○さん自身です。職員が立ち会いました。」というサイン証明書が貼り付けられます。

言ってみれば、署名した書類専用のサイン証明書というわけですね。

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単独で発行される印鑑証明書のようにいろいろな書類への使いまわしはできませんが、証明力は強力。

特に不動産の相続手続き(相続登記)では、ほぼ間違いなくこの「形式1」の遺産分割協議書を要求されます。

後で詳しく説明しますが、遺産に不動産がある場合の遺産分割協議書にサイン証明書を受けるなら、必ずこの「形式1(貼付型)」でサイン証明書を発行してもらいましょう


形式2.単独型

こちらは印鑑証明書と同じように、紙ぺら1枚が単独で発行される形式です。

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金融機関の相続手続きで使う場合はこちらが一般的。

遺産に不動産がなく、遺産分割協議書を金融機関の口座の名義変更や解約に使うのみであれば、こちらで十分ですね。


上のほうでも説明していますが、遺産に不動産がある場合の遺産分割協議書には、「形式1(貼付型)」のサイン証明書をつけましょう。

理由は、十中八九、法務局が要求してくるから。

相続登記の際に法務局に提出する遺産分割協議書のサイン証明書は、必ず形式1(貼付型)でなければならないのか?形式2(単独型)でも良いのではないか?

これは司法書士の間でも盛んに議論されている話題です。

なんでこんなことが議論されるかというと、形式2(単独型)に比べると、「形式1(貼付型)」は取得するのが大変だからなんですね。

「形式1(貼付型)」のほうは、あらかじめ作成した遺産分割協議書を大使館に持参しなければなりません。

ということは、事前に完璧な遺産分割協議を作っておかなければならない、ということになります。

遺産分割協議書を作成するには、戸籍により相続人全員を確定して、遺産の内容も正確に調査、そのうえで相続人全員で話し合いをまとめておかなければなりません。

しかも作成する遺産分割協議書は、サイン証明書と貼り付けて合体されるもの。記載ミスは原則許されません。

この完璧な遺産分割協議書が出来上がってからでないと取得できないから、「形式1(貼付型)」のサイン証明書は大変なんですね。

これに比べると、形式2(単独型)のサイン証明書は、言ってみれば印鑑証明書と同じ取り扱い。
遺産分割協議書が出来上がっていない段階で取得できることはもちろん、極端なことを言えば相続人や遺産の調査が終わっていない段階でも取得可能ということになります。

取得の大変さが天と地ほども違うというわけですね。

また、依頼人の中には、印鑑証明書と同じ感覚で「どうせ必要になるだろうから」と、とりあえず形式2(単独型)のサイン証明書を複数枚取得している方も多いです。

こうなると司法書士としては、依頼人に再度大使館に行って「形式1(貼付型)」のサイン証明書を取り直す負担をかけさせまいと、「どうにか形式2(単独型)で相続登記できないか?」という道を模索するわけです。

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が、印鑑と違ってサインを照合するのは、法務局の登記官といえども至難の業。

形式2(単独型)のサイン証明書と遺産分割協議書に記載されたサインを同一のものかどうか照合するには、よほどの専門技術が必要です。

そこで、重要な財産である不動産の相続登記を扱う法務局としては、遺産分割協議書につけるサイン証明書は「形式2(単独型)でもOK」という明確な先例でも出ない限り、「形式1(貼付型)」のサイン証明書を提出してほしい、という立場なんだろうと思います。

私の経験から言えば、法務局はまず間違いなく「形式1(貼付型)」を要求してきます。

一度だけ、海外に居住している相続人があらかじめ取得していた形式2(単独型)のサイン証明書で相続登記が通ったことがありますが、このときはかなり特殊な事情がありました。

事前に法務局に相談したところ、案の定「形式1(貼付型)」を要求してきたので、事情を説明したうえで、別途「上申書」(事情説明書)も添付することでなんとか決着。

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また、事前相談なしで形式2(単独型)のサイン証明書をつけたところ、補正になった例もあるようです。

こうなると、現状としてはやっぱり遺産に不動産がある場合の遺産分割協議書につけるサイン証明書は「形式1(貼付型)」ということになりますね。

形式2(単独型)のサイン証明書が法令等で明確に否定されているわけではないので釈然とはしませんが、登記を絶対に通す任務を負っている司法書士としては、やむを得ないところです。

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印鑑証明書よりよほど取得に手間がかかるサイン証明書。有効期限はあるのでしょうか?


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不動産の相続登記では、遺産分割協議書につけるサイン証明書に有効期限はありません。

ですので、他に銀行口座などの遺産があるなら、相続登記は後回しにしてサイン証明書に有効期限のある預貯金の名義変更を先に済ませるなど、スケジュールを工夫しましょう。


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有効期限が定められている場合は、期限内に手続きできるように最優先で進めなければなりません。

期限を切らしてしまうと、サイン証明書を再取得したうえで日本に送らなければならないので、相当な負担となってしまいます。


スケジュールの工夫

複数の銀行に預貯金がある場合は、期限内にすべての手続きができるよう手続全体のスケジュールをしっかり把握・管理することがとても大切です。

ただ、例えば10以上の金融機関に口座がある場合など、とても通常通り手続きを進めていては期限に間に合わない場合も。

そんな時はひと工夫することも必要です。

例えば、金融機関に相続関係書類を持ち込んだ際に、その場でできる限り書類の原本を返してもらう

対応は金融機関によってかなり異なりますが、事前に事情をきっちり説明しておくことで、その場でコピーをとって原本を返してもらえる場合があります。

原本を返してもらえる場合は、遺産分割協議書やサイン証明書のみならず、他の相続人の印鑑証明書や戸籍謄本など、他の金融機関での手続きに必要になる全ての書類の原本を忘れずに返してもらいましょう。

これができればすぐに次の金融機関の手続きに進むことができます。



サイン証明書を取得するには、居住地にある日本大使館・日本領事館に、必要書類を持参します。

【取得場所】
居住地の日本大使館、日本領事館

【必要書類】
(1)パスポート
(2)住所が確認できる書類(海外の運転免許証・家屋の賃貸契約書など)
(3)形式1(貼付型)のサイン証明書を取得する場合は、署名する書類
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【費用】
1通あたり日本円に換算して1,700円程度(現地通貨で支払う)
サイン証明書を取得するには、事前に大使館・領事館に予約が必要な場合がほとんどです。
必要書類も大使館によって異なりますので、予約を入れる際に必ず確認しておきましょう。


日本に一時帰国する場合

海外に居住されている方が日本に一時帰国する場合、日本国内の公証役場でもサイン証明書の取得ができます。

一時帰国の予定に合わせて、事前に公証役場の予約をしておきましょう。

公証役場からは「資料を事前に送ってください」と言われると思いますが、最近はEメールでもやり取りできる公証役場が増えています。

Eメールがダメなら、FAXでのやりとりに。海外からだとちょっと手間かもしれませんね。

なお、都市部の公証役場は混んでいて予約が取りづらいです。

余裕をもって予約と段取りをしておかないと、せっかく帰国しても公証役場で手続きできない、なんてことになりかねませんのでご注意を。



サイン証明書とは違うお話になりますが、相続手続きでは相続人の住所を証明する書類が必要になる場合があります。

住所を証明する書類といえば、「住民票」ですよね。

どんな場合に住民票が必要になるかというと、相続により不動産を取得する場合
遺産分割協議の結果、不動産を取得しないことになった相続人の分は不要です。

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そこで住民票に代わる書類が「在留証明書」です。

在留証明書もサイン証明書と同じように居住地の大使館・領事館で発行してもらえます。

不動産を取得する場合はサイン証明書と一緒に発行してもらいましょう。

なお、不動産の相続登記では在留証明書に有効期限はありませんのでご安心を。


在留証明書の注意点

相続登記で相続人の住民票や在留証明書が必要になる場合、必ず「本籍」の記載がされたものが必要になります。

理由はややこしいので省略しますが、問題は、本籍入りの在留証明書の取得には「戸籍謄本」が必要になること

大使館・領事館に行く前に、ご自身の戸籍謄本も用意しておく必要があるんです。

戸籍謄本は海外では取得できないので、家族の方などが日本で取得したものを居住地に送ってもらうことになりますが、これも大変ですね。

【在留証明書発行の要件】
現地にすでに3ヶ月以上滞在し、現在居住していること。
または滞在期間が3ヶ月未満であっても,今後3ヶ月以上の滞在が見込まれること。

【費用】
1通あたり日本円に換算して1,200円程度(現地通貨で支払う)

【相続登記で使う場合の注意点】
相続登記で使う在留証明書には「本籍」の記載が必要です。
本籍記載の在留証明書を発行してもらうには、戸籍謄本を持参しなければなりません。
【その他の注意点】
  1. 遺産分割協議の結果、不動産を取得しないことになった相続人の住民票(在留証明書)は不要です。不動産を取得する相続人のみ必要になります。
  2.  
  3. 銀行口座の相続手続きでは、相続人が預貯金を取得するしないにかかわらず、住民票(在留証明書)は不要です。
  4.  
  5. 不動産以外の相続手続きでも住民票(在留証明書)が必要になる場合があります。
    あらかじめ複数枚取得しておきましょう。


海外に在住する相続人がいる場合、手続内容の正確な把握はもちろん、全体のスケジュール管理が最も大切です。
当事務所では依頼人それぞれの状況にあわせた最善の手続方法をご案内します。

相続のことで悩みや不安をお持ちの方は無料相談をご利用ください。

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